En los últimos años, la facturación electrónica ha sido un tema central para autónomos y pymes, aunque no es una obligación nueva, ya que desde hace más de una década los negocios que prestan servicios a entidades públicas deben facturar electrónicamente. A pesar de que esta normativa existe desde 2015, sigue generando incertidumbre entre los autónomos y pymes que trabajan con la Administración.
Ley sobre el uso de factura electrónica con ayuntamientos
En los últimos años, con la promulgación de la Ley Crea y Crece, los autónomos han comenzado a reconocer la importancia de la factura electrónica en sus operaciones comerciales. Esta ley estableció la futura obligación de facturar electrónicamente para todos los negocios que realicen transacciones con otras empresas. Sin embargo, esta obligación no es novedosa ni se limita únicamente a la Ley Crea y Crece aprobada en 2022. De hecho, hace más de una década que algunos negocios tienen la obligación de emitir facturas electrónicas en ciertos tipos de operaciones.
La primera regulación sobre cómo facturar electrónicamente se estableció con la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. Esta ley estableció un período transitorio a finales de 2013 para que los negocios comenzaran a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con ayuntamientos u otras entidades públicas, como la Administración General del Estado o las universidades.
Desde hace más de una década, ciertos negocios que trabajan con estas entidades públicas están obligados a utilizar un software de facturación o la solución pública del Gobierno, «Facturae», para emitir facturas a las entidades públicas.
Quién está obligado
Aunque se ha hablado en los últimos años sobre la Ley Crea y Crece, que regula la emisión de facturar electrónicamente en transacciones B2B, esta normativa aún no tiene efecto. Debido a la falta de un reglamento que la acompañe, por lo que no afecta actualmente a ningún negocio. Por otro lado, desde 2015, una norma vigente es la que impulsa la factura electrónica y establece un registro contable de facturas en el Sector Público, afectando a miles de empresas que facturan con la Administración, como ayuntamientos, administraciones generales o autonómicas, y universidades.
Esta legislación establece que solo están obligadas a facturar electrónicamente las empresas que realizan transacciones con la Administración, especificando en su artículo 4 los tipos de proveedores sujetos a esta obligación, como sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y personas jurídicas en general, excluyendo a los autónomos como individuos y ciertas empresas constituidas como sociedad, siempre y cuando el importe de la factura sea de hasta 5.000 euros, según la Ley 25/2013. Por lo tanto, los autónomos como personas físicas no están actualmente obligados a emitir facturas electrónicas, ni en transacciones B2B ni con la Administración, y algunas empresas pueden quedar exentas de esta obligación según el importe de la factura.
Limitaciones con la administración
La normativa permite a cada administración decidir si exime a los pequeños negocios de la obligación de emitir facturas electrónicas cuando el importe sea inferior a 5.000€, dando lugar a diferentes enfoques en distintas entidades. Mientras algunas administraciones han aplicado esta exención, eximiendo a sociedades de emitir facturas electrónicas por debajo de dicho límite, otras han optado por hacer obligatoria la factura electrónica para todas las empresas. En cualquier caso, las empresas deben verificar si la administración receptora aplica alguna exención. Aunque muchas administraciones han establecido el límite de 5.000 euros para la factura electrónica, otras no han implementado este límite o incluso han fijado un importe mínimo inferior, generando variedad en los requisitos a nivel administrativo.
Cómo hacer una factura a un ayuntamiento
Para elaborar una factura electrónica, un autónomo puede utilizar un programa privado que cumpla con los requisitos establecidos por la normativa o la plataforma pública del Gobierno, factura-e. Es crucial asegurarse de que el software utilizado esté actualizado y cumpla con los requisitos normativos, como en el caso de Quipu. La factura electrónica debe incluir datos mínimos como numeración correlativa, fecha de emisión, identificación fiscal del emisor y receptor, concepto, base imponible, impuestos, e importe total, además de elementos particulares como la firma electrónica.
Según la ley, las facturas de sociedades dirigidas a las administraciones públicas deben entregarse en formato electrónico y cumplir con los requisitos de la FacturaE, es decir, estar estructuradas en formato XML, estar firmadas electrónicamente utilizando un certificado reconocido o un sello electrónico que identifique a la sociedad, y especificar el destinatario de la factura electrónica.
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